Cómo cobrar un depósito al reservar en tu salón (sin que la clienta se enfade)

Te arreglas, preparas la cabina, dejas el hueco libre… y la clienta no aparece. Ni avisa. Ese hueco ya no lo recuperas. Si te pasa a menudo, el depósito es la forma más sencilla de cortarlo: quien ha pagado algo para reservar se lo piensa dos veces antes de fallar.

En este artículo vemos cuánto pedir, en qué servicios, cómo decirlo sin que suene a desconfianza y qué hacer cuando alguien cancela tarde.

Qué es el depósito y por qué funciona

El depósito (o señal) es una parte del precio que la clienta paga al reservar. No es un cobro extra: se descuenta del total el día de la cita. Funciona por una razón muy simple: reservar gratis no compromete a nada; reservar pagando algo, sí.

Además, te ordena la agenda. Las citas con depósito son citas que casi seguro van a venir, así que puedes planificar mejor el día y el trabajo del equipo.

Depósito o retención: no es lo mismo

Hay dos formas de asegurar una reserva con tarjeta, y la diferencia importa:

• Depósito (cobro): el dinero sale de la cuenta de la clienta al reservar. Pagas comisión por ese cobro y, si luego hay que devolverlo, toca hacer una devolución.
• Retención (preautorización): el importe se bloquea en la tarjeta, pero no se cobra. Cuando la clienta paga el servicio, la retención se libera. Si no aparece, tienes la tarjeta para cobrar.

La retención compromete igual a la clienta, pero sin cobrarle nada por adelantado. Por eso suena mucho menos agresiva cuando la explicas.

Cuánto pedir de depósito

No hay una cifra mágica. Lo habitual es moverse en uno de estos tres modelos:

• Un porcentaje del servicio, por ejemplo entre el 20 % y el 30 %. Es lo más fácil de entender.
• Un importe fijo para servicios cortos o baratos, donde un porcentaje se queda en céntimos.
• El pago completo para servicios largos o caros: novias, packs, tratamientos de varias horas.

Un ejemplo: si tu servicio cuesta 40 €, un depósito del 20 % son 8 € y uno del 30 %, 12 €. Lo suficiente para que la clienta se comprometa, sin que le frene a la hora de reservar.

En qué servicios pedirlo

No hace falta pedirlo en todo. Empieza por donde más te duelen los plantones:

• Clientas nuevas, que todavía no conoces.
• Servicios largos, donde un plantón te deja media mañana vacía.
• Las franjas que más se piden, como los viernes por la tarde o los sábados.
• Los servicios a domicilio, donde además pierdes el tiempo del trayecto.

Cómo decirlo sin que la clienta se enfade

La clave es avisar antes de que pague y dejar claro que se descuenta del total. Dicho así, nadie lo vive como desconfianza:

Algunas ideas más:

• Ponlo en tu página de reservas, en la bio de Instagram y en Google. Que nadie se entere en el último paso.
• Explica el porqué en una frase: «Así podemos guardarte el hueco y no tener que dar la hora a otra persona».
• A tus clientas de siempre, díselo tú en persona antes de activarlo.

Qué hacer si la clienta cancela

Aquí es donde mucha gente se lía. Lo mejor es tener una política sencilla y por escrito:

• Un plazo para cancelar gratis, por ejemplo 24 o 48 horas antes.
• Qué pasa si cancela tarde: se queda el depósito o se aplica una penalización.
• Qué pasa si no aparece: lo mismo, o algo más si el servicio era largo.

Tenla visible antes de pagar y en el email de confirmación. Si la clienta la ha aceptado al reservar, no hay discusión posible.

Y para que no se te olvide a ti ni a ella: un recordatorio el día antes ayuda muchísimo. Más ideas en cómo evitar las citas canceladas.

¿Y el resto del pago?

Lo que falta se cobra el día de la cita, nunca días antes. Puedes cobrarlo en el salón como siempre o, si usas un sistema que lo permita, que se cobre solo con la tarjeta que usó la clienta al reservar. Si en lugar de depósito usas una retención, el día de la cita cobras el servicio entero y la retención se libera.

Sobre cómo declarar los depósitos, consulta con tu gestoría: cada caso es distinto.

Cómo lo hace Godolphy

Con Godolphy, en la mayoría de reservas no cobras un depósito: haces una retención. Al reservar, se bloquea en la tarjeta de la clienta una parte del precio (el 20 % en el plan Solo; en Pro eliges tú el porcentaje). No es un cargo: el dinero no sale de su cuenta.

• No te cuesta nada. Como no hay cobro, Stripe no cobra comisión por la retención.
• Se libera sola. El día de la cita cobras el servicio como prefieras, en el salón o automáticamente con la tarjeta, y la retención desaparece.
• Si no viene, tienes la tarjeta. Puedes cobrarle el importe íntegro del servicio, si quieres. Está en todos los planes.

La retención funciona para citas que están a 6 días o menos. Si la clienta reserva con más antelación, las tarjetas no permiten mantener el bloqueo tanto tiempo, así que en ese caso sí se cobra el depósito al reservar (aquí Stripe aplica su tarifa estándar).

En los planes Pro y Max también puedes configurar tu política de cancelación con penalización por cancelar tarde. Y 24 horas antes a la clienta le llega un WhatsApp con un botón «Confirmo», para que sepas quién viene. Todos los detalles en pagos y depósitos.

Preguntas frecuentes

¿Es legal cobrar un depósito al reservar?

Pedir una señal para reservar es una práctica habitual, siempre que la clienta lo sepa antes de pagar y tengas una política de cancelación clara. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu gestoría.

¿Cuánto depósito pido?

Lo habitual es entre el 20 % y el 30 % del servicio, un importe fijo para servicios cortos o el pago completo para servicios largos o caros.

¿Qué diferencia hay entre un depósito y una retención?

El depósito es un cobro: el dinero sale de la cuenta de la clienta al reservar. La retención solo bloquea el importe en la tarjeta, sin cobrarlo, y se libera cuando la clienta paga el servicio. Si no aparece, puedes cobrarle con esa tarjeta.

¿El depósito se descuenta del precio final?

Sí. Es una parte del precio que se paga por adelantado, no un cobro extra. Dilo así cuando lo comuniques.

¿Qué hago si la clienta cancela?

Aplica tu política: si cancela dentro del plazo, no pierde nada; si cancela tarde o no aparece, se queda el depósito o se aplica la penalización que hayas fijado.