Qué es la política de cancelación
Es la regla que decide qué pasa con lo que ha pagado tu clienta si cancela tarde o no se presenta. Funciona junto con el cobro al reservar: si la clienta no ha pagado nada ni ha dejado tarjeta, no hay nada que retener.
Configurar la política
- En el menú lateral, entra en Configuración y abre la pestaña Políticas de cancelación.
- En 1. Tiempo de cancelación sin penalización, elige 24 horas, 48 horas o 72 horas. Es la antelación mínima para cancelar gratis.
- En 1.1. Qué pasa si el cliente cancela con menos antelación de la indicada arriba, elige una opción.
- En 1.2. Qué pasa si el cliente no cancela y no se presenta a la cita, elige una opción.
- Pulsa Guardar datos. Verás «Política de cancelación creada con éxito».
Las opciones de 1.1 y 1.2 son:
- Se devuelve el depósito: la clienta no pierde nada.
- Pierde el depósito: te quedas el depósito y se le devuelve el resto si había pagado más.
- Se le cobra el servicio íntegro: te quedas el importe del servicio entero.
Si eliges Ninguno en el plazo, no hay penalización y las dos preguntas desaparecen.
Cuando la clienta cancela desde su reserva
- Con tiempo (antes del plazo): se le devuelve lo pagado o se libera la retención de su tarjeta.
- Tarde (dentro del plazo): se aplica lo que hayas elegido en 1.1.
Si pagó una parte con tarjeta regalo, ese importe vuelve primero al saldo de su tarjeta regalo.
Dentro del plazo, la clienta tampoco puede cambiar la cita de hora desde su reserva. Tú sí puedes reprogramarla desde el calendario.
Cuando cancelas tú desde el calendario
Al pulsar Cancelar cita, Godolphy te pregunta ¿Quién cancela la cita?:
- El salón: se devuelve todo lo pagado.
- La clienta: se aplica tu política, igual que si cancelara ella.
Úsalo cuando la clienta te avisa por teléfono o WhatsApp en lugar de cancelar desde su reserva.
Cuando la clienta no se presenta
A partir de la hora de inicio de la cita, en su panel del calendario aparece el botón No se presentó. Al pulsarlo se aplica lo que hayas elegido en 1.2.
Si te equivocas, durante 7 días puedes cambiarlo con Marcar como "Completada". Ten en cuenta que el cobro de la penalización, si ya se ha hecho, no se deshace solo: si corresponde, haz una devolución desde el detalle de la cita.
Una política clara que se cumpla
Elige un plazo que puedas rellenar. Si con 24 horas te da tiempo a dar el hueco a otra clienta, no pidas 72: una política demasiado dura echa atrás reservas.
Cuéntala antes de que haga falta. Ponla en tu web, en tu Instagram y recuérdala al confirmar la cita. Cuando la clienta la conoce, casi nunca hay discusión.
Aplícala siempre igual. Si la perdonas a unas sí y a otras no, deja de funcionar. Para casos excepcionales, cancela como El salón.
Más ideas en cómo evitar las citas canceladas en tu salón.
Errores habituales
- Me sale «Por favor, seleccione una política de cancelación tardía»
- Si eliges un plazo, tienes que responder las dos preguntas, 1.1 y 1.2.
- He puesto «Pierde el depósito» pero no he cobrado nada
- La política solo puede quedarse con lo que la clienta pagó o dejó retenido al reservar. Revisa que tengas el cobro al reservar activado y Stripe conectado.
- No me aparece el botón «No se presentó»
- Aparece a partir de la hora de inicio de la cita.